شش ویژگی های یک 17a-4 تثبیت D3P – یک راهنمای کوچک FINRA شرکت

[ad_1]

مقدمه

کوچک FINRA شرکت نمی تواند صرف هزاران دلار از یک سال تلاش برای نگه داشتن سازگار با حکومت ثانیه 17a-4; آنها باید به طور مستمر پیدا کردن راه هایی برای حفظ این هزینه کم به عنوان امکان پذیر است و یکی از راه های است که با استفاده از یک تثبیت D3P (تعیین شخص ثالث) خدمات.

بیش از حد اغلب, اما, کارگزار-نمایندگی ریا و سرمایه گذاری بانک ها مجبور به استفاده از فروشندگان مختلف برای کمک به آنها در رسیدن به تمام نیازهای 17a-4. برای مثال آنها باید استخدام یک ارائه دهنده ایمیل بایگانی یک نسخه پشتیبان تهیه کتاب های خود و سوابق و دیگری به عنوان خود را D3P و همچنین ارائه بازیابی. از آنجا که این, آنها در نهایت تا پایان پرداخت بیش از حد و ساخت کل انطباق فرایند پیچیده تر از آن است.

تثبیت و تعیین شخص ثالث و یا D3P یک راه حل ارائه شده توسط تنها ارائه دهنده قیمت در یک تخت ماهیانه که شامل همه چیز مورد نیاز برای رسیدن به تمام پرونده های الکترونیکی آرشیو قاعده 17a-4. این به این معنی D3P انتخاب شده توسط FINRA شرکت مانند یک کارگزار فروشنده واقعی داده ها پشتیبان گیری و آرشیو و انجام تمام توابع دیگر نیاز به تعیین شخص ثالث downloader خدمات. با استفاده از این نوع ارائه دهنده تمام انطباق فرایند ساده و در نتیجه ساخت ممیزی آسان تر به تصویب با کاهش در هزینه های انطباق. اما زمانی که جستجو برای این نوع از ارائه دهنده FINRA شرکت نیاز به اطمینان حاصل شود شش ویژگی های کلیدی گنجانده شده است.

شش ویژگی های یک 17a-4 تثبیت D3P خدمات:

1. پست الکترونیک آرشیو. اولا تثبیت D3P انجام خواهد شد آرشیو از ایمیل. این مهم است زیرا در طول FINRA الکترونیکی درخواست سوابق آن است که اولین چیزی که حسابرسان می خواهید برای دیدن به عنوان بخشی از 17a-4 پرونده های الکترونیکی نظارت روند. اما مشکل امروز این است که ایمیل است به طوری پراکنده; شرکت در حال حاضر استفاده از خدمات ابری در خانه, ایمیل, سیستم ها و دستگاه های تلفن همراه برای دسترسی به پیام های خود را, بنابراین به عنوان بخشی از D3P سرویس دهنده باید قادر به اتصال به تمام این سیستم های مختلف را یک کپی از پیام ها و ذخیره آنها را compliantly.

علاوه بر این, آن مهم است که ارائه دهنده انجام, ایمیل, آرشیو نیز می تواند ارائه پیشرفته ایمیل ویژگی های میزبانی وب برای مشتریان است. برای مثال D3P ایمیل خدمات نیز باید شامل ویروس/دادن فیلتر رمزگذاری دستگاه تلفن همراه و پوشش خبری و مبتنی بر وب کامل جستجو با قابلیت میزبانی, مایکروسافت, ارز گنجانده شده است.

2. کتاب ها و سوابق بایگانی. یک بار کامل پست الکترونیک آرشیو فرایند در محل FINRA اعضای نیاز به مطمئن شوید که داده های موجود در کتاب ها و سوابق به درستی آرشیو با D3P. مشکل در اینجا این است که کتاب ها و ثبت داده ها موجود است هر چند از شرکت در بسیاری از فرمت های مختلف مانند دفتر اسناد اسکن شده فایل داده ها و پایگاه ها و دفاتر شعبه و یا آپلود به ابر. کلیدی در اینجا نیز به مطمئن شوید که تمام این اطلاعات به راحتی ذخیره شده در یک ثانیه فرمت سازگار با پرونده های الکترونیکی آرشیو قوانین SEC 17a-4.

بنابراین D3P است به طور خودکار روش برای اتصال به تمام این سیستم های مختلف ایجاد یک کپی از داده های ذخیره شده در آنها را پس از آن می توان به 17a-4 سازگار سازی. علاوه بر این D3P نیز به ارائه FINRA شرکت چند ویژگی های اضافه شده برای رسیدن به مداوم نظارت بر حکومت 17a4:

• هشدار روزانه و گزارش. پیروی از افسران و پرسنل کلیدی نیاز به دریافت گزارش های منظم از داده های بایگانی فرایند انجام شده توسط D3P. گزارش و همچنین ایمیل های منظم نشان داده شده است آرشیو را به صورت بخش مهمی از FINRA شرکت های نظارت بر روند بنابراین می توان آن را ثابت کرده رگولاتور در طول ممیزی
• نمونه مجموعه داده. به طور مشابه به ایمیل تنظیم کننده درخواست یک نمونه از مجموعه داده های موجود در شرکت کتاب و سوابق. FINRA شرکت های چنین به عنوان کارگزار-نمایندگی خواسته خواهد شد که به ارائه یک نمونه از اطلاعات بایگانی شده با D3P, این باید یک فرآیند ساده است که پیروی از افسران خود را در طول انجام ممیزی.
• امن تثبیت دسترسی داشته باشید. این D3P نیز باید امن تثبیت رابط وب است که انطباق ارائه می دهد و دیگر پرسنل کلیدی جستجو می توانید استفاده کنید و همچنین از دانلود نمونه مجموعه داده های خود را محاسبه به طوری که آنها می توانید نسخه ای از این داده ها به دی وی دی است که می توان با توجه به حسابرسان هنگام درخواست.

3. بازیابی. چون D3P انجام پشتیبان گیری و آرشیو از سیستم های بحرانی و دیگر پرونده های الکترونیکی آنها نیز باید انجام بازیابی به عنوان مورد نیاز توسط FINRA شرکت تداوم کسب و کار طرح توجیهی قوانین و مقررات. اما از آنجا که آنها نیاز به به طور کامل برون سپاری خود را بازیابی کوچک FINRA شرکت را به مطمئن شوید که D3P را بازیابی فرایند شامل تعداد کمی از عناصر کلیدی.

برای مثال سیستم های بحرانی و اطلاعات باید در دسترس ساخته شده 48 ساعت پس از فاجعه. در علاوه بر این به عنوان بخشی از شرکت تداوم کسب و کار برنامه ریزی فرایند FINRA می خواهد سه حوزه اصلی پوشش داده شده است. اولا سیستم دولت از سیستم های بحرانی باید از آن محافظت شود. سیستم های دولتی اجازه می دهد تا برای فلز لخت بازگرداندن سیستم به طوری که برنامه های کاربردی و تنظیمات به راحتی می توانید انتقال به سرور جدید اگر آنهایی که در حال حاضر به طور کامل نابود شده است. ثانیا هر گونه سوابق در سرور های کامپیوتر بر روی دستگاه های تلفن همراه و یا در ابر باید قابل بازیابی در هر زمان. و در نهایت D3P نیاز به یک فرایند در محل به ایمیل های موجود در طول یک فاجعه یا از طریق مستقیم دانلود و یا با استفاده از یک ثانویه دسترسی به وب سایت.

4. سوابق الکترونیکی نظارت. برای اطمینان از انطباق کامل با حکومت ثانیه 17a-4 FINRA شرکت باید یک ابزار برای انجام مداوم نظارت الکترونیکی سوابق و قادر به دسترسی به داده های خود را بایگانی طول ممیزی. بنابراین D3P باید شامل یک رابط وب امن فراهم می کند که پیروی از افسران و دیگر کارکنان کلیدی توانایی برای دسترسی و دانلود الکترونیکی سوابق به دیسک های سخت خود را به طوری که نمونه کپی از داده ها را می توان برای تنظیم در نقطه. علاوه بر این نظارت بر ابزار نیاز به نمایه سازی خودکار به آن ساخته شده به طوری که جستجو می تواند به سرعت انجام می شود و تمام داده ها گنجانده شده است برای ارائه کامل هفت سال دسترسی به داده ها به عنوان مورد نیاز توسط حکومت ثانیه 17a-4 برای FINRA الکترونیکی سوابق نگهداری نمایند….

5. این 17a-4 شخص ثالث Downloader. به عنوان بخشی از خدمات خود را به D3P باید قادر به دسترسی به FINRA شرکت data بایگانی. علاوه بر این آنها نیاز به دانلود هر گونه اطلاعات در یک فرمت قابل خواندن توسط حسابرسان. این مهم است زیرا بایگانی داده ها به عنوان مورد نیاز توسط حکومت ثانیه 17a-4 می تواند یک مجتمع فنی انجام است که حسابرسان نمی خواهید شرکت به دست علامت بنابراین به عنوان یک نتیجه آنها نیاز به تکیه بر روی یک ثانویه شخص ثالث است که این فن آوری برای ارائه FINRA شرکت های چنین به عنوان کارگزار-نمایندگی توانایی به درستی برون سپاری آرشیو الکترونیکی پرونده به طوری که آنها باقی می ماند و قابل دسترس در فرمت اصلی آنها.

6. اسناد و مدارک. به عنوان نهایی خود را در تعهد به D3P باید با ارائه چهار انطباق اسناد به مشتریان خود آنها نیاز به ایجاد: (1) یک توافقنامه سطح خدمات, (2) این 17a-4 3rd حزب ارائه دهنده ذخیره سازی نامه(3) و این 17a-4 کارگزار فروشنده نامه و (4) و یک سند ترسیم خود را بازیابی روش.

خلاصه

انتخاب یک فروشنده ارائه می دهد که تحکیم D3P سرویس یکی از بهترین راه برای کوچک FINRA شرکت برای ساده کردن و نگه داشتن هزینه دستیابی به حکومت ثانیه 17a-4 کم به عنوان امکان پذیر است. اما این مهم است که آنها را در درک نیازهای اصلی است که باید در شامل محلول چرا که در نهایت هدف این است که برای عبور FINRA ممیزی به طور موثر در حالی که اجتناب از غیر ضروری جریمه بنابراین حفظ بالاترین سطح از اعتماد مشتری در تمام زمانها.

Nov 16, 2014

[ad_2]